ผู้ติดตาม

เมื่อส่งแบบฟอร์มทางอีเมล เช่น ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า อีเมลสามารถส่งไปยังบุคคลหลายคนได้โดยอัตโนมัติ ผู้รับเพิ่มเติมเรียกว่าผู้ติดตาม ตัวอย่างเช่น ใบเสนอราคาสามารถส่งอีเมลไปยังลูกค้า ตัวแทน และผู้จัดการฝ่ายขาย

ผู้ติดตามสามารถแบ่งออกเป็นภายใน (พนักงาน) และภายนอก (ลูกค้าหรือซัพพลายเออร์) เมื่อตั้งค่าอีเมล องค์กรสามารถเลือกได้ว่าจะส่งเอกสารเฉพาะไปยังผู้ติดตามภายใน ผู้ติดตามภายนอก หรือทั้งสองอย่างเท่านั้น

การใช้ผู้ติดตามต้องมีหลายขั้นตอน:

1. สร้างผู้ติดตามเป็นผู้ติดต่อ
2. เปิดใช้งานการตั้งค่าในประเภทธุรกรรม
3. ตั้งค่าผู้ติดตามในเทมเพลตเอาต์พุต
4. จัดสรรผู้ติดตามที่เกี่ยวข้องให้กับ ธุรกรรม (ดูด้านล่าง)

บทช่วยสอนเหล่านี้อธิบายวิธีเพิ่มผู้ติดตามในธุรกรรมและการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง

วิธีเพิ่มผู้ติดตามในประเภทธุรกรรม

1. นําทางไปยัง ชนิดธุรกรรม (เมนู > หลัก ชนิดธุรกรรมการตั้งค่า > )
2. คลิกขวาที่ ประเภทธุรกรรม ที่คุณต้องการเพิ่ม ผู้ติดตาม แล้วเลือก แก้ไข จากเมนูบริบท
3. คลิก การตั้งค่า (แท็บ) – ควรเปิดตามค่าเริ่มต้น
4. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม) ที่แถวบนสุดของปุ่มหากไม่เป็นสีเทา
5. คลิก “การตั้งค่า” (ถัดจาก “เพิ่ม“)
6. คลิกการตั้งค่า: เพิ่มไปยังผู้ติดตามทั่วไป>
7. คลิก เพิ่ม/อัปเดต (ปุ่ม) และยืนยันการเพิ่ม
8. ปิดป๊อปอัป (คลิก X ที่มุมขวาบน)
9. Click the Value column for the setting: General > Add to Followers and select any or all these options:
   1. ไม่มี: ไม่มีผู้ติดตาม
   2. ติดต่อ (ธุรกรรม): ผู้ติดต่อของลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ในการทําธุรกรรม (เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายหรือผู้จัดการฝ่ายผลิต)
   3. ติดต่อ (บัญชี): ลูกค้าหรือเจ้าหน้าที่บัญชีของซัพพลายเออร์
   4. ตัวแทน: ตัวแทนที่ติดต่อกับลูกค้า
   5. มอบหมายให้กับ: พนักงานที่ได้รับมอบหมายธุรกรรมให้
   6. ผู้ใช้: ผู้ใช้ที่สร้างธุรกรรม

วิธีเลือกผู้ติดตามสําหรับเอกสารที่ส่งทางอีเมล

1. นําทางไปยัง ชนิดธุรกรรม (เมนู > หลัก ชนิดธุรกรรมการตั้งค่า > )
2. คลิกขวาที่ ชนิดธุรกรรม ที่คุณต้องการแก้ไข แล้วเลือก แก้ไข จากเมนูบริบท
3. คลิก เทมเพลตผลลัพธ์ (แท็บ)
4. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม) ที่แถวบนสุดของปุ่มหากไม่เป็นสีเทา
5. For each of the Output templates, select an option from the dropdown list in the Follower column:
   1. ทั้งหมด: เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้ติดตามภายในและภายนอก
   2. ภายใน: เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้ติดตามที่ทําเครื่องหมายว่า เป็นภายใน เท่านั้น (เช่น พนักงาน)
   3. ภายนอก: เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้ติดตามที่ทําเครื่องหมายว่า เป็นภายนอก เท่านั้น (เช่น ลูกค้าและซัพพลายเออร์)

วิธีเพิ่มผู้ติดตามในการทําธุรกรรม

ผู้ติดตามทั้งหมดที่เลือกสําหรับ ประเภทธุรกรรม (ดูหัวข้อแรกในหน้านี้) จะถูกเพิ่มลงในรายการโดยอัตโนมัติหากมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม สามารถเพิ่มผู้ติดตามเพิ่มเติมได้ด้วยตนเอง

1. แก้ไขหรือสร้างธุรกรรม
2. Click Menu (button) > View/Edit Followers.
   • หมายเหตุ ตัวเลือกจะไม่มีหาก ผู้ติดตาม ภายใต้ การตั้งค่า ประเภทธุรกรรม = N/A
3. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
4. Click the top row that states: Click here to add a new Follower and fill in the details as follows:
   1. ผู้ติดต่อ = เลือกผู้ติดต่อจากรายการดรอปดาวน์ของผู้ติดต่อที่มีที่อยู่อีเมล
   2. คําอธิบาย = พิมพ์คําอธิบาย
   3. ชนิด = เลือก ภายใน สําหรับพนักงาน หรือ ภายนอก สําหรับลูกค้าหรือผู้ติดต่อของซัพพลายเออร์
   4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
5. ทําซ้ํา ขั้นตอนที่ 4 เพื่อเพิ่มผู้ติดตามเพิ่มเติม

วิธีรีเฟรชผู้ติดตาม

กระบวนงานนี้จะอัปเดตรายชื่อผู้ติดตามด้วยการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากสร้างธุรกรรม

1. แก้ไขหรือสร้างธุรกรรม
2. Click Menu (button) > View/Edit Followers.
   • หมายเหตุ ตัวเลือกจะไม่มีหาก ผู้ติดตาม ภายใต้ การตั้งค่า ประเภทธุรกรรม = N/A
3. คลิก รีเฟรช (ปุ่ม)

เรียนรู้เพิ่มเติม