การสลับซอฟต์แวร์ไม่จําเป็นต้องเครียด: QuickEasy BOS ช่วยให้คุณเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้นและมีความเสี่ยงน้อยลงได้อย่างไร

การเปลี่ยนระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (BOS) หรือ ERP ของคุณอาจให้ความรู้สึกเหมือนสร้างเครื่องยนต์ใหม่ในขณะที่รถยังเคลื่อนที่อยู่ ทีมของคุณยุ่ง ลูกค้าของคุณยังคงคาดหวังการส่งมอบตรงเวลา และคุณไม่สามารถหยุดชะงักได้หลายสัปดาห์ในขณะที่คุณ “คิดออก” ข่าวดี: แนวทางการใช้งานที่เหมาะสมสามารถทําให้การเปลี่ยนรู้สึกเหมือนก้าวกระโดดน้อยลง และเป็นเหมือนก้าวไปข้างหน้าที่มีคําแนะนํามากขึ้น

เหตุใดการสลับระบบจึงเป็นเรื่องยาก (และเหตุใดจึงควรทําอย่างถูกต้อง)

ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ดิ้นรนเพราะขาดความพยายาม แต่พวกเขาดิ้นรนเพราะข้อมูลอยู่ในหลายที่มากเกินไป เมื่อเสนอราคา การคิดต้นทุนงาน การจัดซื้อ สินค้าคงคลัง การวางแผนการผลิต และการบัญชีอยู่ในเครื่องมือที่แยกจากกัน (หรือแย่กว่านั้นคือในสเปรดชีต) คุณจะจบลงด้วยการจับภาพซ้ําซ้อน ตัวเลขที่ไม่สอดคล้องกัน และความล่าช้าที่คืบคลานเข้ามาในฝ่ายบริการลูกค้า BOS แบบครบวงจรจะนําข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ของคุณมาไว้ในที่เดียว คุณจึงสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้นและดําเนินงานในแต่ละวันโดยมีการส่งมอบน้อยลง

1. เริ่มต้นด้วยการสาธิตที่เน้นสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ

QuickEasy BOS เริ่มต้นการสนทนาในแบบที่ควรเริ่มต้น: ตามความต้องการของคุณ บอกทีม ว่าฟีเจอร์ใดมีความสําคัญต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด และการสาธิตจะมุ่งเน้นไปที่พื้นที่เหล่านั้น ไม่ใช่การแนะนําทั่วไป หากสิ่งที่คุณต้องการยังไม่มีอยู่จริง แต่สามารถสร้างได้ คุณจะได้คําตอบที่ชัดเจน และถ้าสิ่งที่คุณต้องการไม่เหมาะกับซอฟต์แวร์ คุณก็จะได้รับแจ้งเช่นเดียวกัน ความซื่อสัตย์ล่วงหน้านั้นช่วยปกป้องคุณจาก “ความประหลาดใจ” ที่มีราคาแพงในระหว่างการใช้งาน

2. ทํางานร่วมกับคนที่เข้าใจอุตสาหกรรมของคุณ ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์

เทคโนโลยีเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของเรื่องราว อีกครึ่งหนึ่งคือความรู้ด้านการนําไปใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการพิมพ์และการผลิต ซึ่งการประมาณการ วัสดุ และความเป็นจริงในการผลิตมีความซับซ้อน QuickEasy BOS ถูกสร้างขึ้นโดยพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งเคยทํางานในบทบาททางธุรกิจ (รวมถึงผู้ประมาณการในอุตสาหกรรมการพิมพ์) ดังนั้นคําแนะนําที่คุณได้รับจึงเป็นแนวทางปฏิบัติ ไม่ใช่ทางทฤษฎี แพลตฟอร์มนี้ยังรองรับโครงสร้างที่เน้นการพิมพ์ เช่น ประเภทรายการที่กําหนดค่าได้สําหรับวัสดุพิมพ์ ชุดประกอบ งาน งานภายนอก และการคํานวณต้นทุน ดังนั้นใบเสนอราคาจึงสามารถสะท้อนถึงส่วนประกอบและขั้นตอนที่แท้จริงที่อยู่เบื้องหลังแต่ละงาน

3. เลือกรูปแบบการใช้งานที่ตรงกับเวลาและงบประมาณของคุณ

ทุกธุรกิจมีความสามารถในการเปลี่ยนแปลงที่แตกต่างกัน หากคุณมีเวลาและความเป็นเจ้าของภายในในการตั้งค่าระบบของคุณ QuickEasy BOS จะจัดเตรียมเอกสารประกอบและคําแนะนําทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณกําหนดค่าฐานข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ของคุณ ชอบเส้นทางที่เร็วกว่าและไม่ต้องลงมือทํามากกว่าใช่ไหม คุณสามารถเลือกการตั้งค่าที่นําโดยที่ปรึกษาซึ่งทีมงานจะพบกับคุณยืนยันข้อกําหนดขอเอกสารต้นฉบับที่ถูกต้องและรวบรวมข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถดําเนินการต่อไปได้โดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด

ในทางปฏิบัติ นั่นหมายถึงการจัดตําแหน่งที่จําเป็นตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น รายละเอียดบริษัทและสาขา การเข้าถึงของผู้ใช้ ผังบัญชี สินค้าและบริการ และตําแหน่งสินค้าคงคลัง เพื่อไม่ให้ธุรกรรมในแต่ละวันกลายเป็นปัญหาคอขวด การตั้งค่าที่มีโครงสร้างช่วยลดการทํางานซ้ําในภายหลัง และทําให้ง่ายต่อการเตรียมความพร้อมให้กับทีมมากขึ้นเมื่อคุณเติบโต

4. ฝึกอบรมผู้คนตามบทบาท (และเรียนรู้ต่อไปหลังจากเริ่มใช้งานจริง)

ระบบล้มเหลวเมื่อการฝึกอบรมถือเป็นเหตุการณ์ครั้งเดียว QuickEasy BOS รองรับการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวหรือทางออนไลน์โดยใช้แพลตฟอร์มเช่น Zoom หรือ Google Meet และได้รับการสนับสนุนจาก ฐานความรู้ ที่กว้างขวางพร้อมเส้นทางการเรียนรู้ที่ปรับให้เหมาะกับบทบาททั่วไป (เช่น ผู้ประมาณการ ผู้จัดการฝ่ายผลิต ผู้จัดการโครงการ การขาย และการเงิน) การฝึกอบรมนี้ทําให้ง่ายต่อการนําพนักงานใหม่มาทํางาน ฝึกอบรมทีมข้ามทีม และกําหนดมาตรฐานวิธีการบันทึกงานระหว่างแผนกต่างๆ

5. รับการสนับสนุนที่อยู่กับคุณหลังการขาย

การถ่ายทอดสดเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่เส้นชัย หลังจากการใช้งาน คุณยังคงสามารถเข้าถึงการสนับสนุนโปรแกรมช่วยเหลือที่ผ่านการฝึกอบรมและมีประสบการณ์ ดังนั้นทีมของคุณจึงไม่ต้องแก้ไขปัญหาเพียงลําพัง ด้วยกระบวนการสนับสนุนที่ชัดเจนและไลบรารีแบบบริการตนเองสําหรับคําถามเกี่ยวกับวิธีการทั่วไป คุณจึงสามารถรักษาโมเมนตัมได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนทุกคําถามให้เป็น “โครงการ”

ก้าวไปอีกขั้น

หากคุณกําลังพิจารณาการเปลี่ยน ให้เริ่มต้นเล็ก ๆ : ระบุเวิร์กโฟลว์สองหรือสามขั้นตอนที่ทําให้เกิดแรงเสียดทานมากที่สุด (ตัวอย่างเช่น ความถูกต้องในการเสนอราคา การมองเห็นสินค้าคงคลัง หรือการจัดกําหนดการผลิต) และขอการสาธิตที่มุ่งเน้นไปที่สิ่งเหล่านั้น จากนั้นสํารวจ ฐานความรู้ QuickEasy BOS สําหรับคําแนะนําในการตั้งค่าและทรัพยากรการเรียนรู้ตามบทบาท เพื่อให้ทีมของคุณสามารถดูว่าการใช้งานในแต่ละวันมีลักษณะอย่างไรก่อนที่คุณจะตัดสินใจ