Timekeeping List View
A timekeeping system is a tool or method used to record, track, and manage the time that employees work. It ensures accurate calculation of work hours, overtime, and attendance. The data collected is used for payroll, compliance with labour laws, performance tracking, and related functions.
In QuickEasy BOS, the Timekeeping module can be used to track both Work and Travel.
Timekeeping can be recorded from the desktop or Mobile App.
When timekeeping records are started or stopped, the following rules apply:
- Projects: Timekeeping records are linked to the Resource on the project, not the logged in user.
- Production: Timekeeping records are linked to the Operator, not the logged in user.
Navigation Example: Main Menu > Operations > Timekeeping
Buttons Explained
| Button | Description |
|---|---|
| View | Generates a list of entries as per the selected data filters. |
| Arrow on View Button | Includes additional view filters, and an option to reset the filters. Today This Month Pending Active Pending & Active ____________________ Reset Data Filter |
| New | Creates a New Timekeeping entry. |
| Output | Prints, previews, or exports the selected report if Output Templates are added. Allows the display to be exported in .xlsx, .csv, or .htm format. |
| Actions | Batch Update: Updates all the selected records when Update (button) is clicked and the action is confirmed. The options are: – Status: Changes the status to the one selected from the dropdown list. – Reference: Changes the reference to the one typed in the adjacent block. – Rate (Work): Changes the rate to the one typed in the adjacent block. – Rate (Travel): Changes the rate to the one typed in the adjacent block. – SM No.: Provides a dropdown list of Service Types with a field to enter a number. Links the ticket to the input Service Ticket number. – Trans No.: Links the record to the transaction selected from the dropdown list and the number typed in. Only links records that are already linked to transactions (i.e. cannot link an Unlinked record). Show Notes: Displays the timekeeping notes below the records. |
| Menu | Settings – User Access – Edit General Settings – Edit User Settings – Edit Statuses Layout |
Filters Explained
If any filters are active, they are displayed in a blue bar at the top of the screen.
| Filter | Description |
|---|---|
| Set | A dropdown list with date options (e.g. No Date, Today, This Year). |
| Navigational Arrows | Adjusts the Date in the direction of the arrow. |
| Date … to … | Allows users to select or type in their own dates. |
| Resource | A dropdown list to select All or a specific Resource. |
| Company | A dropdown list to select All or a specific Customer or Supplier account. |
| User | A dropdown list to select All or a specific User. |
| Status options | Checkboxes. Only entries with the checked statuses are displayed. If no boxes are checked, all the entries are displayed. |
Fields Explained
| Field | Description |
|---|---|
| Field Chooser (*) | Allows users to add or remove columns. |
| ID | The system-generated number for the entry. |
| Trans ID | The system-generated number for the linked Transaction. |
| Contact ID (Entity) | The system-generated number for the linked Entity. |
| Contact ID (Resource) | The system-generated number for the linked Contact selected as the Resource. |
| Status | The current Status of the entry. |
| Status Note | Allows users to type in a Note or instruction for that Status. |
| Type | The Type of timekeeping record which can be Unlinked, Transaction, Project Tasks, or Production Tasks. |
| Link | The code, number, and task description of the linked document. |
| Trans No. | The linked Transaction Type’s Code and Transaction Number. |
| Project Task No. | The linked Project Task’s ID Number. |
| Production Task No. | The linked Production Task’s ID Number. |
| Company | The name of the Customer or Supplier. |
| Reference | The reference typed in or selected for the timekeeping record. |
| Rate (Work) | The hourly rate for Work. |
| Rate (Km) | The rate per kilometre for Travel. |
| Resource | The Resource linked to the timekeeping record. |
| Account (Sales) | The General Ledger Account used to invoice customers for time (mostly used in service industries). |
| Tracking | A description of the Type of activity that was tracked (e.g. Work, Travel). |
| Date Start | The Start Date of the timekeeping record. |
| Time Start | The Start Time of the timekeeping record. |
| Time End | The End Time of the timekeeping record. |
| Travel Start | The Start Time of travelling if applicable. |
| Travel End | The End Time of travelling if applicable. |
| Odometer Start | The Start Odometer reading. |
| Odometer End | The End Odometer reading. |
| Hrs | The duration of the timekeeping record in Hours. |
| Total (Work) | The Total Time worked. If an hourly cost is filled in for the person under Staff Attributes, the rate is auto filled on the timekeeping record and used in the calculation. |
| Total (Km) | The Total Distance travelled in kilometres. |
| Total (Travel) | The Total Time travelled. |
| Created | The date on which the entry was created. |
| Updated | The date on which the entry was updated. |
| Updated By | The User who last updated the entry. |
| Sign (Start) | A checkbox to indicate if the start record was signed. |
| Sign (Stop) | A checkbox to indicate if the stop record was signed. |
| Widget | A submenu, which can also be accessed by right clicking the entry, with the following functions: – View/Edit Notes & Attachments: Displays any notes and attachments for the selected timekeeping record. – View Geolocation on Google Maps: Applicable to open timekeeping records for travel only. If enabled, shows the location of the employee. – Open Transaction: Applicable to timekeeping records that are linked to transactions. Opens the transaction. – Edit: Allows the timekeeping record to be edited. – Delete Ctrl+Del: Deletes the timekeeping record. |
Learn More
- Mobile App Timekeeping Interface: Explains the interface that is used to record timekeeping on the mobile app.
- Mobile App Timekeeping Tutorials: These tutorials explain how to use the timekeeping and related functions on the mobile app.
- Timekeeping Edit View: Explains the interface from which timekeeping records are captured.
- Timekeeping Settings: Explains the available timekeeping settings and how to apply them.
- Timekeeping Statuses Tutorials: These tutorials explain how to create and edit statuses for timekeeping.
- Timekeeping Tutorials: These tutorials explain how to use the timekeeping features.
- Timekeeping User Access Tutorials: These tutorials explain how to manage user access to timekeeping records.
มุมมองรายการบันทึกเวลา
ระบบบอกเวลาเป็นเครื่องมือหรือวิธีการที่ใช้ในการบันทึก ติดตาม และจัดการเวลาที่พนักงานทํางาน ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการคํานวณชั่วโมงการทํางาน การทํางานล่วงเวลา และการเข้างานที่แม่นยํา ข้อมูลที่รวบรวมจะใช้สําหรับบัญชีเงินเดือน การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน การติดตามผลการปฏิบัติงาน และฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง
ในระบบ QuickEasy BOS โมดูลการบันทึกเวลาสามารถใช้ติดตามทั้งการทำงานและการเดินทาง
สามารถบันทึกการบอกเวลาได้จากเดสก์ท็อปหรือแอพมือถือ
เมื่อมีการเริ่มหรือหยุดการบันทึกเวลา จะมีกฎต่อไปนี้บังคับใช้:
- โครงการ: การบันทึกเวลาจะเชื่อมโยงกับทรัพยากรในโครงการ ไม่ใช่ผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ
- การผลิต: การบันทึกเวลาจะเชื่อมโยงกับผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช่ผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ
ตัวอย่างการนำทาง: เมนูหลัก > การดำเนินงาน > การบันทึกเวลา
คำอธิบายปุ่ม
| ปุ่ม | คำอธิบาย |
|---|---|
| ดู | สร้างรายการรายการตามตัวกรองข้อมูลที่เลือก |
| ลูกศรบนปุ่มดู | รวมตัวกรองมุมมองเพิ่มเติม และตัวเลือกในการรีเซ็ตตัวกรอง วันนี้ เดือนนี้ รอดําเนินการ คล่องแคล่ว รอดําเนินการ & ใช้งานอยู่ ____________________ รีเซ็ตตัวกรองข้อมูล |
| ใหม่ | สร้างรายการบันทึกเวลาใหม่ |
| ผลลัพธ์ | พิมพ์ แสดงตัวอย่าง หรือส่งออกรายงานที่เลือกหากมีการเพิ่มเทมเพลตเอาต์พุต อนุญาตให้ส่งออกจอแสดงผลในรูปแบบ .xlsx, .csv หรือ .htm |
| การดำเนินการ | อัปเดตแบทช์: อัปเดตเรกคอร์ดที่เลือกทั้งหมดเมื่อคลิก อัปเดต (ปุ่ม) และการดําเนินการได้รับการยืนยัน ตัวเลือกคือ: – สถานะ: เปลี่ยนสถานะเป็นสถานะที่เลือกจากรายการแบบเลื่อนลง – การอ้างอิง: เปลี่ยนการอ้างอิงเป็นข้อมูลที่พิมพ์ในบล็อกที่อยู่ติดกัน – อัตรา (งาน): เปลี่ยนอัตราเป็นอัตราที่พิมพ์ในบล็อกที่อยู่ติดกัน – ราคา (การเดินทาง): เปลี่ยนอัตราเป็นราคาที่พิมพ์ในบล็อกที่อยู่ติดกัน – หมายเลข SM: จัดเตรียมรายการดรอปดาวน์ของ ชนิดบริการ พร้อมฟิลด์สําหรับป้อนหมายเลข เชื่อมโยงตั๋วกับหมายเลข ตั๋วบริการ ที่ป้อน – หมายเลขทรานส์: เชื่อมโยงเรกคอร์ดกับธุรกรรมที่เลือกจากรายการดรอปดาวน์และหมายเลขที่พิมพ์ เชื่อมโยงเฉพาะเรกคอร์ดที่เชื่อมโยงกับธุรกรรมแล้ว (กล่าวคือ ไม่สามารถเชื่อมโยงเรกคอร์ดที่ไม่ได้เชื่อมโยงได้) แสดงหมายเหตุ: แสดงบันทึกการบอกเวลาปกติด้านล่างบันทึก |
| เมนู | การตั้งค่า – การเข้าถึงของผู้ใช้ – แก้ไขการตั้งค่าทั่วไป – แก้ไขการตั้งค่าผู้ใช้ – แก้ไขสถานะ เค้าโครง |
คำอธิบายตัวกรอง
หากมีตัวกรองใดๆ ที่ใช้งานอยู่ จะแสดงในแถบสีฟ้าที่ด้านบนของหน้าจอ
| ตัวกรอง | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชุด | รายการแบบเลื่อนลงที่มีตัวเลือกวันที่ (เช่น ไม่มีวันที่ วันนี้ ปีนี้) |
| ลูกศรนำทาง | ปรับวันที่ตามทิศทางของลูกศร |
| วันที่ … ถึง … | อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกหรือพิมพ์วันที่ของตนเอง |
| ทรัพยากร | รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกทั้งหมดหรือทรัพยากรเฉพาะ |
| บริษัท | รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกทั้งหมดหรือบัญชีลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ |
| ผู้ใช้ | รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกทั้งหมดหรือผู้ใช้เฉพาะ |
| ตัวเลือกสถานะ | ช่องทำเครื่องหมาย แสดงเฉพาะรายการที่มีสถานะที่ถูกเลือก หากไม่มีช่องใดถูกเลือก จะแสดงรายการทั้งหมด |
คำอธิบายฟิลด์
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ตัวเลือกฟิลด์ (*) | อนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มหรือลบคอลัมน์ |
| รหัส | หมายเลขที่ระบบสร้างขึ้นสำหรับรายการ |
| รหัสธุรกรรม | หมายเลขที่ระบบสร้างขึ้นสำหรับธุรกรรมที่เชื่อมโยง |
| รหัสผู้ติดต่อ (องค์กร) | หมายเลขที่ระบบสร้างขึ้นสำหรับองค์กรที่เชื่อมโยง |
| รหัสผู้ติดต่อ (ทรัพยากร) | หมายเลขที่ระบบสร้างขึ้นสำหรับผู้ติดต่อที่เลือกเป็นทรัพยากร |
| สถานะ | สถานะปัจจุบันของรายการ |
| บันทึกสถานะ | อนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์บันทึกหรือคำแนะนำสำหรับสถานะนั้น |
| ประเภท | ประเภทของบันทึกเวลาซึ่งอาจเป็นไม่เชื่อมโยง ธุรกรรม งานโครงการหรืองานการผลิต |
| ลิงก์ | รหัส หมายเลข และคําอธิบายงานของเอกสารที่เชื่อมโยง |
| เลขที่ธุรกรรม | รหัสและหมายเลขธุรกรรมของชนิดธุรกรรมที่เชื่อมโยง |
| เลขที่งานโครงการ | หมายเลขรหัสของงานโครงการที่เชื่อมโยง |
| เลขที่งานการผลิต | หมายเลขรหัสของงานการผลิตที่เชื่อมโยง |
| บริษัท | ชื่อของลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่าย |
| อ้างอิง | การอ้างอิงที่พิมพ์หรือเลือกสำหรับบันทึกเวลา |
| อัตรา (งาน) | อัตราต่อชั่วโมงสำหรับงาน |
| อัตรา (กม.) | อัตราต่อกิโลเมตรสําหรับ การเดินทาง |
| ทรัพยากร | ทรัพยากรที่เชื่อมโยงกับบันทึกเวลา |
| บัญชี (ขาย) | บัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้ในการออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าสำหรับเวลา (ส่วนใหญ่ใช้ในอุตสาหกรรมบริการ) |
| การติดตาม | คำอธิบายของประเภทกิจกรรมที่ถูกติดตาม (เช่น งาน การเดินทาง) |
| วันที่เริ่มต้น | วันที่เริ่มต้นของบันทึกการลงเวลา |
| เวลาเริ่มต้น | เวลาเริ่มต้นของบันทึกการลงเวลา |
| เวลาสิ้นสุด | เวลาสิ้นสุดของบันทึกการลงเวลา |
| เริ่มเดินทาง | เวลาเริ่มต้นของการเดินทาง หากมี |
| สิ้นสุดการเดินทาง | เวลาสิ้นสุดของการเดินทาง หากมี |
| มาตรวัดระยะทางเริ่มต้น | ค่าอ่านมาตรวัดระยะทางเริ่มต้น |
| มาตรวัดระยะทางสิ้นสุด | ค่าอ่านมาตรวัดระยะทางสิ้นสุด |
| ชั่วโมง | ระยะเวลาของบันทึกการลงเวลาในชั่วโมง |
| รวม (งาน) | เวลาทั้งหมดที่ทํางาน ถ้ามีการกรอกต้นทุนรายชั่วโมงสําหรับบุคคลภายใต้ แอตทริบิวต์ของพนักงาน อัตราจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติในเรกคอร์ดการบอกเวลาปกติและใช้ในการคํานวณ |
| รวม (กม.) | ระยะทางรวมที่เดินทางเป็นกิโลเมตร |
| รวม (เดินทาง) | เวลารวมที่เดินทาง |
| สร้างแล้ว | วันที่ที่รายการถูกสร้าง |
| อัปเดตแล้ว | วันที่ที่รายการถูกอัปเดต |
| อัปเดตโดย | ผู้ใช้ที่อัปเดตรายการล่าสุด |
| ลงชื่อ (เริ่มต้น) | ช่องทำเครื่องหมายเพื่อระบุว่าบันทึกเริ่มต้นได้รับการลงชื่อแล้ว |
| ลงชื่อ (หยุด) | ช่องทำเครื่องหมายเพื่อระบุว่าบันทึกหยุดได้รับการลงชื่อแล้ว |
| วิดเจ็ต | เมนูย่อยซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยการคลิกขวาที่รายการ พร้อมฟังก์ชันต่อไปนี้: – ดู / แก้ไขบันทึกย่อและไฟล์แนบ: แสดงบันทึกย่อและไฟล์แนบสําหรับบันทึกการบอกเวลาที่เลือก – ดูตําแหน่งทางภูมิศาสตร์บน Google Maps: ใช้ได้กับบันทึกการบอกเวลาปกติแบบเปิดสําหรับการเดินทางเท่านั้น ถ้าเปิดใช้งาน จะแสดงตําแหน่งที่ตั้งของพนักงาน – ธุรกรรมที่เปิดอยู่: ใช้ได้กับบันทึกการบอกเวลาปกติที่เชื่อมโยงกับธุรกรรม เปิดธุรกรรม – แก้ไข: อนุญาตให้แก้ไขบันทึกการบอกเวลาปกติ – ลบ Ctrl+Del: ลบบันทึกการบอกเวลา |
เรียนรู้เพิ่มเติม
- อินเทอร์เฟซการบอกเวลาปกติของแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: อธิบายอินเทอร์เฟซที่ใช้ในการบันทึกการบอกเวลาบนแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
- บทช่วยสอนการบอกเวลาแอพมือถือ: บทช่วยสอนเหล่านี้อธิบายวิธีใช้การบอกเวลาและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องบนแอพมือถือ
- มุมมองแก้ไขการบอกเวลาปกติ: อธิบายอินเทอร์เฟซที่ใช้บันทึกการบอกเวลาปกติ
- การตั้งค่าการบอกเวลาปกติ: อธิบายการตั้งค่าการบอกเวลาปกติที่ใช้ได้และวิธีนําไปใช้
- บทช่วยสอนสถานะการบอกเวลาปกติ: บทช่วยสอนเหล่านี้อธิบายวิธีสร้างและแก้ไขสถานะสําหรับการบอกเวลาปกติ
- บทช่วยสอนการบอกเวลาปกติ: บทช่วยสอนเหล่านี้อธิบายวิธีใช้คุณสมบัติการบอกเวลาปกติ
- บทช่วยสอนการเข้าถึงของผู้ใช้การบอกเวลา: บทช่วยสอนเหล่านี้อธิบายวิธีจัดการการเข้าถึงบันทึกการบอกเวลาของผู้ใช้