SMEs และระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ

ในขณะที่ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (BOS) หรือระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร (ERP) เคยถูกมองว่าเป็นโซลูชันทางธุรกิจสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แต่ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่า SMEs ก็เริ่มนำระบบเหล่านี้มาใช้เช่นกัน

กลยุทธ์ ERP หรือ BOS ที่มีการนำไปใช้อย่างเหมาะสมช่วยให้ SMEs สามารถดำเนินงานในฐานะบริษัทขนาดเล็กแต่ยังคงแข่งขันกับองค์กรขนาดใหญ่ได้โดยการสร้างความเท่าเทียมในการแข่งขัน

เมื่อเร็วๆ นี้ ผลการสำรวจจากผู้ตอบแบบสอบถามกว่าสามร้อยรายพบว่า 77% ของ SMEs ได้นำโซลูชัน BOS มาใช้แล้ว ส่วนผู้ที่ยังไม่ได้ใช้นั้นกำลังพิจารณาอยู่เนื่องจาก BOS รองรับการเติบโตอย่างก้าวกระโดด (39%) และเนื่องจากมีตัวเลือกที่มีต้นทุนต่ำ (39%)

5 เหตุผลที่ SMEs นำระบบปฏิบัติการทางธุรกิจมาใช้

1. เพื่อจัดการการเติบโต

ปัจจัยขับเคลื่อนหลักที่ทำให้ SMEs นำ BOS มาใช้คือเพื่อจัดการความคาดหวังในการเติบโต เจ้าของธุรกิจ SME ทราบดีว่าการเติบโตที่ไม่ได้รับการสนับสนุนจากระบบที่มีประสิทธิภาพและเป็นเพียงการปะติดปะต่อระบบเข้าด้วยกันอาจส่งผลให้ธุรกิจล้มเหลวได้

2. เพื่อลดต้นทุน

BOS ช่วยลดต้นทุนเนื่องจากการปรับปรุงการดำเนินงาน เมื่อนำระบบมาใช้แล้ว SMEs จะสามารถบริหารจัดการพนักงาน ติดตามการเติบโต ตรวจสอบจุดคอขวด ดูผลกำไร และจัดการสินค้าคงคลังได้ ในขณะที่ดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจ

ในการที่จะเติบโต SMEs ต้องสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งและสร้างชื่อเสียงในฐานะผู้นำอุตสาหกรรมในกลุ่มตลาดเป้าหมาย BOS ช่วยให้ SMEs ดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการจัดให้มีกระบวนการที่โปร่งใสและข้อมูลที่แม่นยำ

4. เพื่อจัดการการดำเนินงานในหลายสาขา

เมื่อ SMEs เติบโตขึ้น มักจะมีการเพิ่มสถานที่ดำเนินงานมากขึ้น BOS จะรวบรวมการดำเนินงานจากสถานที่ต่างๆ ที่หลากหลายทางภูมิศาสตร์เข้าด้วยกัน ผู้จัดการสามารถประเมินการดำเนินงานรายวันของทุกสาขาได้แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องออกจากสำนักงาน

5. เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกด้านการบริหารจัดการ

มีคำกล่าวที่ว่า ‘คุณไม่สามารถจัดการในสิ่งที่คุณวัดผลไม่ได้’ และในกรณีของ SMEs คำกล่าวนี้เป็นจริงอย่างยิ่ง หากไม่มีความชัดเจนในการดำเนินงาน ก็ยากที่จะแก้ไขทิศทางหรือระบุส่วนที่ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ด้วย BOS เหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ เช่น จุดคอขวดในการผลิต ผลิตภาพของพนักงาน หรือการขาดแคลนสินค้าคงคลัง จะถูกตรวจพบอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตอบสนองได้ทันท่วงทีและรักษาธุรกิจให้ดำเนินไปตามแผนที่วางไว้

3 เหตุผลจากหลายประการที่ควรเลือก QuickEasy BOS

ไม่ใช่ทุกระบบจะเหมือนกัน QuickEasy BOS เป็นระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งออกแบบมาสำหรับ SMEs โดยเฉพาะ และนี่คือเพียง 3 จาก เหตุผลมากมาย ที่ควรเลือก QuickEasy BOS

1. ความง่ายและรวดเร็วในการนำไปใช้งาน

ธุรกิจที่กำลังเติบโตไม่สามารถแบกรับการหยุดชะงักของการทำงานที่ยาวนานในระหว่างการติดตั้ง BOS ได้ พวกเขาต้องการระบบที่พร้อมใช้งานอย่างรวดเร็วโดยไม่ลดทอนคุณภาพ ด้วยประสบการณ์กว่า 20 ปี ทีมงานของ QuickEasy ช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นเพื่อให้สามารถเริ่มดำเนินงานต่อได้ทันที

2. บริการคลาวด์โฮสติ้งและการเข้าถึงผ่านมือถือ

คลาวด์โฮสติ้งช่วยให้ SMEs สามารถเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลได้จากทุกที่ และยังสามารถดูตัวชี้วัดหลักได้จากอุปกรณ์มือถืออีกด้วย

3. การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

BOS สามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนความคืบหน้าไปยังผู้จัดการได้แบบเรียลไทม์ สามารถส่งเอกสารไปยังผู้รับต่างๆ เพื่อให้ตัวแทนและผู้จัดการมีใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาล่าสุดที่ส่งให้ลูกค้าอยู่เสมอ

รู้สึกกังวลกับการติดตั้ง BOS หรือไม่?

การนำระบบใหม่มาใช้จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง การวางแผน และการยอมรับว่าธุรกิจจะหยุดชะงักในช่วงเวลาสั้นๆ ในขณะที่ทีมงานปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลดการหยุดชะงักดังกล่าว:

1. ทำความเข้าใจข้อจำกัดด้านต้นทุนและเวลา การตั้งค่าระบบอาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับ SME ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรงบประมาณทั้งเวลาและเงินสำหรับกระบวนการนี้
2. ประเมินเปรียบเทียบการดำเนินงานปัจจุบันเพื่อกำหนดเกณฑ์มาตรฐานในการวัดความคืบหน้า เปรียบเทียบระบบปัจจุบันกับรายงานที่สร้างขึ้นจากระบบใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลที่ต้องการจริงๆ
3. กำหนดมาตรฐานทางธุรกิจ กระบวนการ และเทคโนโลยี กำหนดผลลัพธ์สุดท้ายให้ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าและใช้งานฟีเจอร์ที่เหมาะสม
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้บริหารระดับสูงให้การสนับสนุน เน้นย้ำถึงผลลัพธ์เชิงบวกเพื่อกระตุ้นให้ผู้จัดการและพนักงานรู้สึกตื่นเต้นกับการนำระบบใหม่มาใช้ ยิ่งพวกเขารู้สึกตื่นเต้นกับผลลัพธ์มากเท่าใด พวกเขาก็จะยิ่งเต็มใจสละเวลาและความพยายามในการเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับระบบใหม่มากขึ้นเท่านั้น
5. ใช้ตัวแทนหรือที่ปรึกษา BOS ในการนำระบบมาใช้งาน แม้ว่าการขอความช่วยเหลืออาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าในตอนแรก แต่ผลประโยชน์ที่ได้รับอาจคุ้มค่าในระยะยาว ตัวอย่างเช่น การอธิบายกระบวนการของคุณให้บุคคลภายนอกฟังอาจช่วยให้เห็นจุดอ่อนที่มองข้ามไป นอกจากนี้ ตัวแทนที่มีประสบการณ์ยังสามารถแนะนำวิธีปรับปรุงขั้นตอนการดำเนินงานปัจจุบันของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้
6. ประเมินการยอมรับของผู้ใช้งานปลายทาง ผู้ใช้งานปลายทางอาจกลัวเทคโนโลยีสมัยใหม่และต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ลดความลังเลนี้ด้วยการสื่อสารเรื่องการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน และเปิดโอกาสให้พนักงานและลูกค้าได้เสนอความคิดเห็นและคำแนะนำ
7. มอบหมายบทบาทหน้าที่หรือกลุ่มงานที่รับผิดชอบด้านการจัดการข้อมูลโดยเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบใหม่นั้นถูกต้อง ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือล้าสมัยอาจนำไปสู่ความล้มเหลวของกระบวนการ การทำงานที่ด้อยประสิทธิภาพ และผลิตภาพที่ต่ำ
8. วัดผลประโยชน์จากการนำ BOS มาใช้งาน แม้ว่าคุณควรประเมินรายงานและข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ แต่ให้เน้นไปที่ข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการ เพื่อไม่ให้รู้สึกหนักใจกับปริมาณข้อมูลที่มากเกินไป
9. เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง เมื่อนำมาใช้งานแล้ว ให้สละเวลาทำความรู้จักกับ BOS เนื่องจาก BOS มีฟีเจอร์มากมายซึ่งต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ให้เชี่ยวชาญ