บทช่วยสอนผังบัญชี

BOS มีระบบบัญชีแบบบูรณาการอย่างสมบูรณ์ สําหรับ แต่ละชนิดธุรกรรม ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าต้องลงรายการบัญชีธุรกรรมไปยัง บัญชีแยกประเภท ด้วย (ส่งผลต่อ การบัญชี)

ผังบัญชีแบ่งออกเป็นสองส่วน:

1. งบกําไรขาดทุน: รวมบัญชี รายได้ และ ค่าใช้จ่าย รายงานที่เกี่ยวข้องแสดงความสามารถในการทํากําไรขององค์กร
2. งบแสดงฐานะการเงิน รวมถึงสินทรัพย์ หนี้สิน การลงทุน และส่วนของผู้ถือหุ้น รายงานที่เกี่ยวข้องแสดงให้เห็นถึงมูลค่าทางการเงินและความสามารถในการชําระหนี้ขององค์กร

ตัวเลือกเมนู การตั้งค่าการบัญชี ประกอบด้วยแท็บสําหรับตั้งค่าชนิด VAT สกุลเงิน และเงื่อนไขเครดิต

การนําทาง: เมนู > หลัก ตั้งค่า > บัญชีบัญชี > (แท็บ)

---

ทางเลือกที่ต้องทํา

วิธีการเลือกส่วนที่เหมาะสม

• การทําบัญชีขึ้นอยู่กับระบบการป้อนข้อมูลสองครั้ง ในกรณีส่วนใหญ่ ด้านหนึ่งของรายการจะถูกลงรายการบัญชีในงบกําไร/ขาดทุน และอีกด้านหนึ่งของรายการจะถูกลงรายการบัญชีในงบแสดงฐานะการเงิน
• ตัวอย่างเช่น หากคุณขายของในราคา R5,000 โดยไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม และบุคคลนั้นจ่ายเงินสดให้คุณ รายการซ้ําซ้อนจะเป็นดังนี้:
  • การขายเครดิต: R5 000 (งบกําไร/ขาดทุน)
  • เดบิตเงินสดในมือ: R5 000 (งบแสดงฐานะการเงิน)

1. Choose Statement of Profit/Loss if the account relates to trading activities (generating an income and paying the related expenses).
   1. ตัวอย่างรายได้:
      1. การขาย
      2. บริการที่ให้บริการ
      3. ค่าคอมมิชชั่นที่ได้รับ
   2. ตัวอย่างรายได้อื่น:
      1. ส่วนลดที่ได้รับ
      2. ดอกเบี้ยที่ได้รับ
   3. ตัวอย่างต้นทุนขาย:
      1. การเคลื่อนไหวของหุ้น (เปิดหุ้นหัก Closing Stock)
      2. การซื้อ (วัตถุดิบหรือสินค้าสําเร็จรูป)
      3. แรงงานโดยตรง
      4. ต้นทุนการประมวลผล (การทํางานของเครื่องจักรหรือวัสดุสิ้นเปลืองสําหรับเครื่องจักร)
   4. ตัวอย่างค่าใช้จ่าย:
      1. ค่าธรรมเนียมธนาคาร
      2. ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
      3. เงินเดือนและค่าจ้าง
      4. ค่าเช่าและสาธารณูปโภค
      5. ค่าสื่อสาร (Wi-Fi, อินเทอร์เน็ต)
2. Choose Statement of Financial Position if the account relates to an Asset (something of value or money you are owed), Liability (accounts you must pay or loans) or Equity (shares). Assets and Liabilities are normally divided into short-term (current) and long-term.
   1. ตัวอย่างของสินทรัพย์ถาวร:
      1. ยานยนต์
      2. คุณสมบัติ
      3. อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
      4. เครื่องจักร
   2. ตัวอย่างสินทรัพย์หมุนเวียน:
      1. สต็อกในมือ
      2. ลูกหนี้
      3. เงินสดในมือ
      4. บัญชีธนาคาร
      5. ค่าใช้จ่ายแบบชําระล่วงหน้า
   3. ตัวอย่างการลงทุน:
      1. หุ้นในบริษัทหรือบริษัทย่อยอื่น
   4. ตัวอย่างของส่วนของผู้ถือหุ้น:
      1. บัญชีทุน
      2. หุ้น
      3. กําไรหรือขาดทุนสะสม
   5. ตัวอย่างหนี้สินระยะยาว:
      1. การจัดหาอุปกรณ์หรือยานพาหนะ
      2. การจํานอง
   6. ตัวอย่างหนี้สินหมุนเวียน:
      1. เจ้าหนี้
      2. เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร
      3. บัตรเครดิต
      4. ภาษีที่ต้องชําระ (เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม)
      5. เงินคงค้าง

---

วิธีการเลือกระหว่างบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่าย

1. เลือก ค่าใช้จ่าย หากมีการใช้สินค้าระหว่างการผลิต (เช่น กระดาษ หมึก) หรือเกิดซ้ําในลักษณะ (ค่าเช่า เงินเดือน)
2. เลือก สินทรัพย์ หากบัญชีมีมูลค่าที่ยั่งยืนหรือสามารถใช้ได้หลายครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อรถ รถจะเป็น สินทรัพย์ถาวร เพราะควรมีอายุการใช้งานนานหลายปี อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการใช้รถนั้นถูกใช้ไปและเป็นค่าใช้จ่าย (เช่น ประกันภัย น้ํามันเชื้อเพลิง การบํารุงรักษา)
3. เครื่องมือขนาดเล็ก: หน่วยงานด้านภาษีมักจะอนุญาตให้ตัดทรัพย์สินที่มีมูลค่าต่ําเป็นค่าใช้จ่าย สินทรัพย์เหล่านี้จะถูกลงรายการบัญชีไปยัง เครื่องมือขนาดเล็ก (บัญชีค่าใช้จ่าย) และไม่ใช่ไปยังบัญชี สินทรัพย์ถาวร ในแอฟริกาใต้ ในปี 2025 มูลค่านี้คือ R7,000

---

วิธีเลือกระดับรายละเอียดในโครงสร้างบัญชี

นี่คือตัวอย่างการใช้ ค่าใช้จ่าย หลักการเดียวกันนี้ใช้กับบัญชีประเภทอื่นๆ (เช่น สินทรัพย์ รายได้)

1. คุณควรสร้างบัญชีแยกต่างหากสําหรับ ค่าใช้จ่าย แต่ละรายการ (เช่น เครื่องเขียน อุปกรณ์ทําความสะอาด เครื่องดื่ม)
2. คุณไม่จําเป็นต้องสร้างบัญชีแยกต่างหากสําหรับแต่ละ สาขา หรือ แผนก เนื่องจากคุณสามารถเลือก เอนทิตี (สาขาหรือแผนก) ได้เมื่อเข้าสู่ธุรกรรม อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องป้อนธุรกรรมหลายรายการ เนื่องจากธุรกรรมสามารถปันส่วนให้กับ เอนทิตีเดียวเท่านั้น
3. You can subdivide accounts if the information is meaningful to your business or needed for tax purposes. For example, Motor Vehicle Expenses are often divided into Fuel & Oil and Repairs & Maintenance. Some companies may choose to further divide those expenses. For example:
   1. ค่าใช้จ่ายยานยนต์
      • เชื้อเพลิงและน้ํามัน
        • พนักงาน (ไม่รวมตัวแทน)
        • ตัวแทน
        • การจัดการ
      • การซ่อมแซมและบํารุงรักษา
        • พนักงาน (ไม่รวมตัวแทน)
        • ตัวแทน
        • การจัดการ

---

วิธีแสดงรายการบัญชี

1. ไปที่เมนู>หลัก ตั้งค่า>การบัญชี
2. Click Tree View (button).
   • หมายเหตุ ถ้าปุ่มแสดง มุมมองกริด แสดงว่า มุมมองแบบต้นไม้ ทํางานอยู่แล้ว
3. Use the + – next to Grid View (button) to expand the list of accounts.
   • หมายเหตุ: มุมมองกริด จะแสดงบัญชีในรูปแบบกริด มุมมองนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการส่งออกบัญชี

---

วิธีเพิ่มส่วนในงบกําไรขาดทุน

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. คลิกขวาที่ งบกําไรขาดทุน เพื่อแสดงเมนูบริบท เลือก เพิ่มส่วน > รายได้ หรือ ค่าใช้จ่าย แล้วแต่ว่าอย่างใดที่เกี่ยวข้อง
4. ส่วนใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของรายการ แก้ไขรายละเอียดใด ๆ ตามต้องการ
5. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

---

การเพิ่มส่วนและบัญชี

วิธีการเพิ่มส่วนในงบแสดงฐานะการเงิน

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. คลิกขวาที่ งบแสดงฐานะการเงิน เพื่อแสดงเมนูบริบท เลือก เพิ่มส่วน > สินทรัพย์ หนี้สิน หรือ ส่วนของผู้ถือหุ้น แล้วแต่ว่าอย่างใดที่เกี่ยวข้อง
4. ส่วนใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของรายการ แก้ไขรายละเอียดใด ๆ ตามต้องการ
5. ย้ายส่วนโดยใช้เมนูบริบทหรือแป้นพิมพ์ลัด (แสดงบนเมนูบริบท)
6. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

---

วิธีเพิ่มบัญชี

• คุณสามารถทําซ้ําชื่อบัญชีได้ตราบใดที่บัญชีนั้นอยู่ในส่วนอื่น คําเตือนจะปรากฏขึ้นสําหรับชื่อบัญชีหรือรหัสที่ซ้ํากันในส่วนเดียวกัน
• ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างบัญชีวัตถุดิบสองบัญชี:
  • การซื้อ>วัตถุดิบ
  • สินค้าคงคลัง>วัตถุดิบ
• หากคุณแก้ไขรายการค้นหา โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถแยกแยะระหว่างบัญชีที่มีชื่อเดียวกันเมื่อป้อนธุรกรรม

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิกขวาที่ ส่วน ที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างบัญชีหลัก หรือคลิกขวาที่ บัญชีเพื่อสร้าง บัญชีย่อย แล้วเลือกเพิ่ม บัญชี จากเมนูบริบท
3. แถวใหม่จะเปิดขึ้นใต้บรรทัดสุดท้ายของส่วนหรือบัญชีที่คุณคลิก กรอกรายละเอียดดังต่อไปนี้:
   1. บัญชี = พิมพ์ชื่อสําหรับบัญชี
   2. รหัส = พิมพ์หมายเลขบัญชีสําหรับบัญชี (ถ้ามี)
   3. การค้นหา = พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อคุณใช้บัญชีในธุรกรรม ใส่ตัวย่อหากคุณต้องการกรองรายการบัญชี (เช่น หากต้องการค้นหาเฉพาะค่าใช้จ่ายในธุรกรรม ให้เพิ่ม EXP ในการค้นหาค่าใช้จ่ายทุกครั้ง) คําเตือนจะปรากฏขึ้นหากการค้นหาว่างเปล่า
   4. Type = เลือก ประเภท บัญชี คอลัมน์นี้จะถูกกรอกไว้ล่วงหน้าตามบัญชีหรือส่วนที่คุณคลิกครั้งแรก
   5. Default = Select whether the account is a default for one of these:
      1. รายได้สะสม: ควรเป็นบัญชี ส่วนของผู้ถือหุ้น ในส่วน งบแสดงฐานะการเงิน กําไรหรือขาดทุนของคุณจะถูกโพสต์ไปยังบัญชีนี้
      2. การควบคุมภาษีมูลค่าเพิ่ม: ควรเป็นบัญชี หนี้สินหมุนเวียน ในส่วน งบแสดงฐานะการเงิน ส่วน VAT ทั้งหมดในธุรกรรมจะถูกลงรายการบัญชีไปยังบัญชีนี้
      3. เจ้าหนี้: ควรเป็นบัญชี หนี้สินหมุนเวียน ในส่วน งบแสดงฐานะการเงิน บัญชีนี้เป็นการวิเคราะห์ อายุซัพพลายเออร์ ทั้งหมดของคุณ (เช่น บัญชีซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณ)
      4. ลูกหนี้: ควรเป็นบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนในส่วนงบแสดงฐานะการเงิน บัญชีนี้เป็นการวิเคราะห์อายุของลูกค้าทั้งหมดของคุณ (เช่น บัญชีลูกค้าทั้งหมดของคุณ)
      5. ธนาคาร: สามารถเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนได้หากคุณมีบัญชีธนาคารที่เป็นบวกหรือหนี้สินหมุนเวียนหากคุณดําเนินการเบิกเกินบัญชีในส่วนงบฐานะการเงิน
      6. คงค้าง: ควรเป็นบัญชีหนี้สินหมุนเวียนในส่วนงบแสดงฐานะการเงิน บัญชีคงค้างคือบัญชีชั่วคราว (บัญชีระงับ) บัญชีเหล่านี้จะแสดงบนแดชบอร์ดของงบการเงินเพื่อแจ้งเตือนเจ้าของและผู้จัดการว่าธุรกรรมยังคงค้างชําระ
   6. สกุลเงิน = ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่บัญชี เป็นบัญชีธนาคาร เลือกสกุลเงินเริ่มต้นสําหรับบัญชีธนาคารจากรายการดรอปดาวน์ของ สกุลเงิน
   7. สถานะ = ไม่จําเป็นต้องดําเนินการใดๆ สถานะ มีค่าเริ่มต้นเป็น ใช้งานอยู่
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

---

วิธีเปลี่ยนบัญชีเป็นบัญชีย่อย

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. Right click the account you want to change to display a context menu. Select Nest Under > and an applicable option.
   • หมายเหตุ ตัวเลือกจะขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชีที่คุณคลิก ตัวอย่างเช่น บัญชีค่าใช้จ่ายจะแสดงรายการบัญชีค่าใช้จ่ายและต้นทุนการขายอื่นๆ เป็นตัวเลือกการซ้อนกัน
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

---

วิธีสร้างรายงานทางบัญชีใหม่

ถ้าคุณเพิ่มหรือลบบัญชี หรือเปลี่ยนชนิดของบัญชี คุณควรสร้างรายงานทางบัญชีใหม่ คุณลักษณะนี้จะล้าง งบการเงิน และสร้างใหม่โดยใช้บัญชีใหม่ ไม่มีข้อมูลสูญหาย นี่เป็นเพียงขั้นตอนภายในเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้อง

1. ไปที่เมนู>หลัก ตั้งค่า>บัญชีบัญชี > (แท็บ)
2. คลิก การดําเนินการ (ปุ่ม) > สร้างรายงานการบัญชีใหม่

---

วิธีสร้างรหัสบัญชี

การใช้ รหัสบัญชีเป็น ทางเลือก คุณสามารถพิมพ์ รหัสบัญชี หรือสร้าง รหัสบัญชี ที่เป็นตัวเลขโดยอัตโนมัติตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง

1. ไปที่เมนู>หลัก ตั้งค่า>บัญชีบัญชี > (แท็บ)
2. คลิก การดําเนินการ (ปุ่ม) > สร้างรหัสบัญชี

---

วิธีสร้างการค้นหาบัญชี

• คุณต้องมีการค้นหาบัญชี มิฉะนั้น บัญชีจะไม่แสดงในธุรกรรม
• BOS สร้างการค้นหาโดยใช้ข้อมูลบัญชีและข้อมูลการซ้อนแบบเต็ม
• คุณสามารถข้ามขั้นตอนนั้นและสร้างของคุณเอง หรือใช้ BOS เพื่อสร้างการค้นหาและแก้ไขได้
• การค้นหาควรสร้างขึ้นสําหรับบัญชีที่มีการลงรายการบัญชีธุรกรรมเท่านั้น
• ชื่อการค้นหาจะแสดงในงบการเงิน

1. ไปที่เมนู>หลัก ตั้งค่า>บัญชีบัญชี > (แท็บ)
2. คลิก การดําเนินการ (ปุ่ม) > สร้างการค้นหาบัญชี
3. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
4. แก้ไขการค้นหาตามต้องการ
5. คลิก “บันทึก” (ปุ่ม)

---

วิธีการสั่งซื้อบัญชีตามตัวอักษร

บัญชีจะถูกเรียงตามตัวอักษรในส่วนต่างๆ การใช้คุณสมบัตินี้ไม่เป็นอันตรายต่อการซ้อนของบัญชี

1. ไปที่เมนูหลัก > ตั้งค่า>บัญชีบัญชี > (แท็บ)
2. คลิก การดําเนินการ (ปุ่ม) > เรียงลําดับตามตัวอักษร

---

วิธีจัดเรียงบัญชีใหม่

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิกขวาที่บัญชีที่คุณต้องการย้าย แล้วเลือก ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง จากเมนูบริบท

---

วิธีลบบัญชี

บัญชีสามารถลบได้ก็ต่อเมื่อไม่มีธุรกรรมอยู่ในบัญชีเท่านั้น หากมีธุรกรรม ให้ตั้งค่า สถานะ เป็น เก็บถาวร แทน

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิกขวาที่บัญชีที่คุณต้องการย้าย แล้วเลือก ลบ จากเมนูบริบท

---

วิธีป้องกันไม่ให้มีการใช้บัญชี

1. แสดงรายการบัญชีใน มุมมองต้นไม้
2. คลิกเพิ่ม/แก้ไข(ปุ่ม)
3. ไปที่บัญชีที่คุณต้องการเปลี่ยนและเปลี่ยนสถานะเป็นเก็บถาวร
4. Click Save (button).
   • หมายเหตุ เฉพาะสถานะที่ไม่แสดงเป็นตัวหนาเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สถานะส่วนไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

---