BOS ช่วยให้ผู้จัดการโครงการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาได้อย่างดีเยี่ยม

ไม่เคยมีใครกล่าวว่าการเป็นผู้จัดการโครงการนั้นเป็นเรื่องง่าย

ในทางตรงกันข้าม ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญกับโครงการใหม่ๆ อยู่เสมอ ซึ่งแต่ละโครงการก็มีความท้าทายที่แตกต่างกันไป ทั้งกำหนดการที่เร่งด่วน งบประมาณที่จำกัด ความคาดหวังที่สูง และระดับความกดดันที่มหาศาล ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการ ในขณะที่พวกเขาต้องรับบทบาทสำคัญในการผลักดันโครงการที่มีความสำคัญต่อธุรกิจให้สำเร็จลุล่วง

ทำความเข้าใจการบริหารจัดการโครงการ

การบริหารจัดการโครงการหมายถึงการนำพาโครงการตั้งแต่เริ่มต้นผ่านวงจรชีวิตของโครงการไปจนถึงการเสร็จสิ้น เป้าหมายของมืออาชีพด้านการบริหารจัดการโครงการคือการทำให้โครงการเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่กำหนด ภายใต้ข้อจำกัดด้านงบประมาณ และพารามิเตอร์ด้านคุณภาพ

ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด เราสามารถมองการบริหารจัดการโครงการได้ดังนี้:

• โครงการคือสิ่งใหม่ที่ต้องดำเนินการ โดยมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
• โครงการประกอบด้วยงานย่อยต่างๆ
• ผู้จัดการโครงการจะคอยกำกับดูแลพนักงานและบุคคลภายนอกในการดำเนินงานย่อยต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์
• เมื่อทุกงานย่อยเสร็จสิ้น โครงการก็จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมาย

สิ่งที่น่าประหลาดใจคือ ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการทุกคนที่จะสังกัดทีม ‘การบริหารจัดการโครงการ’ อย่างเป็นทางการ บทบาทหน้าที่ในองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลักจำนวนมากต้องทำงานกับรายการงานย่อย และถูกจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้โดยปริยาย ลองนึกถึงผู้จัดการฝ่ายประสานงาน (Traffic Manager) ของเอเจนซี่โฆษณาที่มีทีมงานเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ นักออกแบบเว็บไซต์ ผู้สร้างสรรค์เนื้อหา ฝ่ายสื่อโฆษณา และนักวิเคราะห์ ซึ่งทุกคนต้องปฏิบัติงานหลักเพื่อให้โครงการหรือแคมเปญใหญ่สำเร็จลุล่วงภายใต้งบประมาณและระยะเวลาที่กำหนด แม้แต่นักบัญชี สถาปนิก และทีมทรัพยากรบุคคล ก็ยังได้รับประโยชน์จากหลักการและเทคโนโลยีการบริหารจัดการโครงการที่ดี

ด้วยเหตุนี้ บทบาทนี้จึงมีความสำคัญต่อผลกำไรและความรับผิดชอบของธุรกิจ หากไม่มีผู้จัดการโครงการ โครงการอาจหลุดจากแผนได้อย่างรวดเร็วและกลายเป็นเพียงความล้มเหลวที่มีราคาแพง ผลลัพธ์หลักและความท้าทายที่ต้องเผชิญ ได้แก่:

• เวลา: กำหนดการที่เร่งด่วนในการทำงานย่อยให้เสร็จสิ้น การบริหารจัดการทรัพยากรทั้งภายในและภายนอก และการส่งมอบโครงการทั้งหมด Harvard Business Review ระบุว่าเกือบ 70 เปอร์เซ็นต์ของโครงการด้านไอทีต้องเผชิญกับความล่าช้า
• ขอบเขตโครงการ: บ่อยครั้งที่โครงการจะเปลี่ยนรูปไปเมื่อพบปัญหาหรือโอกาสใหม่ๆ การยึดตามแผนงานเดิมถือเป็นความท้าทาย และหากไม่ปฏิบัติตาม อาจส่งผลให้เกิดการขยายขอบเขตงานโดยไม่มีการประเมินต้นทุน (Scope Creep)
• งบประมาณ: การประเมินราคาโครงการและการติดตามค่าใช้จ่ายเป็นความท้าทายหลักสำหรับผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ ในความเป็นจริง ผลการศึกษาที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review ระบุว่า 1 ใน 6 ของโครงการมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าจำนวนที่ประเมินไว้ถึง 200 เปอร์เซ็นต์ ใครเป็นคนจ่ายส่วนนั้น? คุณนั่นเอง การขาดความชัดเจนในต้นทุนจริงของบริษัท รวมถึงความท้าทายจากซัพพลายเออร์ หมายความว่างบประมาณของโครงการอาจบานปลายก่อนที่โครงการจะเสร็จสิ้น

ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโครงการจึงต้องพึ่งพาเทคโนโลยีอย่างมากเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน

มีเครื่องมือแบบสแตนด์อโลนที่ใช้งานได้ฟรีมากมายสำหรับการจัดการโครงการและงานย่อย เช่น Trello, Asana และสเปรดชีตทั่วไปที่ค่อนข้างล้าสมัย อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีทรัพยากร เครื่องมือ สื่อการสอน และระเบียบวิธีในการบริหารจัดการโครงการมากมาย แต่องค์กรต่างๆ ก็ยังคงต้องสูญเสียเงินหลายล้านต่อปีไปกับโครงการที่ล้มเหลว หรือโครงการที่ส่งผลให้เกิดการขาดทุน ไม่ว่าจะเกิดจากความล่าช้าหรือการเสนอราคาที่ต่ำเกินไป

เห็นได้ชัดว่าระบบจัดการโครงการเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะขับเคลื่อนโครงการให้เสร็จสิ้นพร้อมผลกำไร

ทำไมต้องนำการบริหารจัดการโครงการและ ERP มารวมกัน?

คำตอบนั้นตรงไปตรงมา และค่อนข้างชัดเจนหากคุณเข้าใจระบบ ERP

ธุรกิจไม่ใช่สิ่งมีชีวิตที่มีโครงสร้างเดียว แต่ประกอบด้วยผู้คนและแผนกต่างๆ ที่ปฏิบัติหน้าที่ในส่วนหน้าและงานธุรการ ส่วนหลังและงานผลิต ฝ่ายบริหาร และฝ่ายการเงิน ระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจ หรือ ERP จึงมีความจำเป็นในการรวมบทบาทที่แตกต่างกันอย่างมากแต่มีความเชื่อมโยงกันอย่างลึกซึ้ง ชุดข้อมูล และแผนกที่แยกส่วนกันเข้าด้วยกัน ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจยังคงมีความคล่องตัว อยู่รอดได้ และมีกำไร

นี่คือจุดที่มีความคาบเกี่ยวกัน โครงการหนึ่งๆ ไม่ค่อยจะส่งผลกระทบต่อคนเพียงคนเดียว ด้วยเหตุนี้ โซลูชันการบริหารจัดการโครงการแบบสแตนด์อโลนจึงมักไม่ได้รวมเข้ากับส่วนที่เหลือของธุรกิจอย่างเพียงพอ ทำให้เป็นเพียงแอปพลิเคชันอีกตัวหนึ่งหรือแท็บที่เปิดค้างไว้ท่ามกลางแอปอื่นๆ มากมายในระบบที่กระจัดกระจายซึ่งหลายองค์กรกำลังประสบปัญหา

ในทางกลับกัน ระบบ ERP ซึ่งเป็นกลไกที่เชื่อถือได้ในการรวมและประสานธุรกิจให้เป็นระบบเดียว คือเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม จะเป็นเช่นนั้นได้ก็ต่อเมื่อระบบ ERP นั้นมีความสามารถในการบริหารจัดการโครงการและงานย่อย และนี่คือเหตุผล

QuickEasy BOS นำการรวมระบบ ERP เข้ากับพลังของการบริหารจัดการโครงการมาสู่ทีมของคุณ

QuickEasy BOS เป็นที่รู้จักกันดีในฐานะโซลูชัน ERP ที่ได้รับความนิยมสำหรับบริษัทที่ต้องการระบบที่ราคาจับต้องได้มากกว่า ERP แบรนด์ใหญ่ แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่าซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ผู้คนหลายพันคนทั่วโลกใช้ BOS ERP เพราะใช้งานง่าย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งธุรกิจ และปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

QuickEasy BOS เป็นระบบคลาวด์แบบครบวงจรที่มีความปลอดภัยสูง และมาพร้อมกับความสามารถในการบริหารจัดการโครงการแบบครบถ้วน

แล้วสิ่งนี้มีความหมายอย่างไรในการใช้งานจริง?

1. การประเมินราคาที่แม่นยำ ต้นทุนรวมของโครงการจะถูกคำนวณอย่างแม่นยำและนำเสนอเป็นแผนงานโครงการให้กับลูกค้าในใบประเมินราคา เนื่องจาก BOS ช่วยให้คุณสามารถเลือกจากคลังงานย่อยแต่ละรายการหรือกลุ่มงานที่คุณสร้างขึ้น ซึ่งมีการระบุค่าเวลาและวัสดุด้วยราคาล่าสุดไว้ล่วงหน้า ดังนั้นพนักงานที่ดูแลลูกค้าจะเสนอราคาด้วยตัวเลขล่าสุดเสมอ โชคดีที่ไม่ต้องใช้การคาดเดาอีกต่อไป เพราะ BOS ได้รวมอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงและต้นทุนอื่นๆ ไว้ในการคำนวณแล้ว ทำให้การประเมินราคาสำหรับงานฟรีแลนซ์หรืองานนอกขอบเขตมีความแม่นยำและรวดเร็ว
2. การขายที่ราบรื่น เมื่อใบเสนอราคาได้รับการยอมรับ ระบบจะเปลี่ยนเป็นใบสั่งขาย (Sales Order) โดยอัตโนมัติ พร้อมดึงงานย่อยทั้งหมดที่ต้องดำเนินการมาด้วย ไม่มีการทำงานซ้ำซ้อน ไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่
3. งานผลิตและกำหนดเวลาที่ชัดเจน งานย่อยที่สร้างขึ้นใน BOS มาจากคลังงานย่อย โดยแต่ละงานจะมีคำแนะนำโดยละเอียดเพื่อให้พนักงานและผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติตาม นอกจากนี้ แต่ละงานยังระบุเวลาที่ประเมินไว้สำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นอีกด้วย
4. การบริหารจัดการและการกำกับดูแลที่ครอบคลุม ผู้จัดการสามารถจัดกลุ่มงานย่อยเป็นรายการที่เรียงลำดับไว้ ซึ่งสามารถเพิ่มชั่วโมงที่ประเมินสำหรับแต่ละงาน และตรวจสอบความคืบหน้าและข้อจำกัดด้านเวลาได้ทันที สามารถมอบหมายงานให้พนักงาน และผู้จัดการสามารถติดตามและวางแผนงานบนบอร์ดต่างๆ ได้
5. การติดตามเวลา ข้อเสนอแนะ และการอัปเดต ผู้ปฏิบัติงานและพนักงานสามารถติดตามเวลาการทำงานเทียบกับงานย่อยใน BOS ERP ซึ่งจะสร้างค่าตอบแทนรายเดือนโดยอัตโนมัติหากเป็นผู้รับจ้างรายชั่วโมง หรืออาจใช้เป็นเมทริกซ์ประสิทธิภาพเพื่อให้ผู้จัดการมองเห็นจุดที่ติดขัดและทรัพยากรที่ยังใช้งานไม่เต็มที่ พนักงานและผู้ปฏิบัติงานสามารถเพิ่มบันทึกการเสร็จสิ้นงานในบันทึกเวลา ซึ่งสามารถนำไปใช้สร้างรายงานความคืบหน้าโครงการสำหรับลูกค้าหรือสำหรับการตรวจสอบภายในได้
6. การออกใบแจ้งหนี้ งานธุรการ และการรายงานอัตโนมัติ การออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน การกระทบยอด และรายงานทางธุรกิจทั้งหมดเป็นไปอย่างอัตโนมัติใน BOS ERP เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการของคุณจะได้รับการชำระเงินเสมอและไม่มีอะไรตกหล่น