อีเมลของลูกค้าที่สะอาดและสอดคล้องกัน—โดยอัตโนมัติ

QuickEasy BOS ช่วยให้ส่งเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคาได้ง่ายขึ้นด้วยอีเมลที่สะอาดตาและเป็นมืออาชีพทุกครั้ง แทนที่จะเขียนข้อความเดิมซ้ําแล้วซ้ําเล่า คุณสามารถสร้างเทมเพลตอีเมลที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ในรูปแบบ HTML หรือข้อความธรรมดา จากนั้นระบบจะกรอกรายละเอียดลูกค้าและธุรกรรมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แต่ละข้อความสอดคล้องกันและตรงกับแบรนด์

พนักงานส่วนใหญ่ของคุณไม่ได้จ้างงานเพื่อทักษะการเขียน

ธุรกิจส่วนใหญ่ประสบปัญหานี้ไม่ช้าก็เร็ว: พนักงานแต่ละคนส่งจดหมายโต้ตอบที่มีหัวเรื่องต่างกัน อีเมลบางฉบับดูสวยงาม ในขณะที่อีเมลบางฉบับรู้สึกเร่งรีบหรือไม่สมบูรณ์ ความไม่สอดคล้องกันนี้ทําให้ลูกค้าสับสน นําไปสู่คําถามติดตามผลที่ไม่จําเป็น และอาจทําให้การชําระเงินล่าช้า เมื่อเวลาผ่านไป ยังสร้างประสบการณ์ของลูกค้าที่รู้สึกไม่สม่ําเสมอและไม่เป็นมืออาชีพ

เทมเพลตอีเมล QuickEasy BOS แก้ปัญหานี้โดยการกําหนดมาตรฐานอีเมลของลูกค้า คุณกําหนดบรรทัดเรื่องเดียวและเนื้อหาข้อความสําหรับใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบแจ้งยอด และเอกสารอื่นๆ เมื่อบันทึกเทมเพลตแล้ว ระบบจะใช้เทมเพลตทุกครั้งที่มีการส่งเอกสารทางอีเมล: เทมเพลตจะเชื่อมโยงกับโมดูลที่ถูกต้องและใช้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นพนักงานจึงไม่จําเป็นต้องเขียนอีเมลด้วยตนเองอีกต่อไป

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณในวงกว้างด้วยฟิลด์ข้อมูล

อีเมลที่ได้มาตรฐานไม่จําเป็นต้องรู้สึกทั่วไป QuickEasy BOS รองรับฟิลด์ข้อมูลที่ดึงข้อมูลจากบันทึกและธุรกรรมของลูกค้าโดยอัตโนมัติ คุณเขียนข้อความเพียงครั้งเดียว และระบบจะกรอกรายละเอียดทุกครั้งที่มีการส่งอีเมล

ฟิลด์ข้อมูลเหล่านี้อาจรวมถึงชื่อทางการค้าของลูกค้าหรือชื่อเต็มของบริษัท ชื่อผู้ติดต่อ วันครบกําหนดของใบแจ้งหนี้ วันหมดอายุของใบเสนอราคา สกุลเงินของธุรกรรม และการอ้างอิงเอกสารภายในของคุณ เมื่อส่งอีเมล BOS จะแทรกข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

ในทางปฏิบัติ หมายความว่าอีเมลสามารถพูดบางอย่างเช่น: “สวัสดี [contact_name]โปรดหาใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสําหรับ [company_knownas] จํานวนเงินที่ครบกําหนดชําระคือ [สกุลเงิน] และการชําระเงินจะครบกําหนดในวันที่ [date_due]”

ทีมของคุณไม่จําเป็นต้องพิมพ์รายละเอียดเหล่านี้ซ้ําหรือจดจําสิ่งที่ต้องใส่ ระบบจัดการได้อย่างน่าเชื่อถือทุกครั้ง

ระบบที่ตรงไปตรงมา

QuickEasy BOS ให้ความยืดหยุ่นแก่คุณในการเลือกวิธีที่คุณต้องการสร้างเทมเพลตอีเมล ใช้ WYSIWYG สําหรับอินเทอร์เฟซที่ง่ายหรือเปลี่ยนเป็น HTML เพื่อป้อนคําสั่งที่ซับซ้อนมากขึ้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดอินเทอร์เฟซนั้นใช้งานง่าย

ฟิลด์ข้อมูลเป็นคําอธิบายและแสดงอยู่ด้านข้าง คุณไม่จําเป็นต้องมีทักษะพิเศษใดๆ ในการแทรกฟิลด์ข้อมูล เพียงดับเบิลคลิกที่ฟิลด์หรือลากและวาง

เหตุใดเทมเพลตจึงดีกว่าทุกคนที่เขียนอีเมลของตัวเอง

การอนุญาตให้พนักงานเขียนอีเมลตั้งแต่เริ่มต้นอาจดูยืดหยุ่น แต่มักจะนําไปสู่น้ําเสียงที่ไม่สอดคล้องกัน เทมเพลตอีเมลเปลี่ยนการสื่อสารกับลูกค้าให้เป็นกระบวนการที่ทําซ้ําได้แทนการด้นสดในแต่ละวัน

ด้วยเทมเพลต ใบแจ้งหนี้และใบเสนอราคาทุกใบจะดูและอ่านเหมือนมาจากธุรกิจเดียวกัน ไม่ใช่จากคนต่างคนที่ทํางานในรูปแบบที่แตกต่างกัน ถ้อยคํามาตรฐานรวมกับข้อมูลที่กรอกอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาด เช่น วันครบกําหนดไม่ถูกต้อง การอ้างอิงใบแจ้งหนี้ที่ขาดหายไป หรือคําแนะนําการชําระเงินที่ไม่ชัดเจน หัวเรื่อง จํานวนเงิน และวันครบกําหนดที่ชัดเจนยังช่วยลดคําถามของลูกค้า ซึ่งช่วยเพิ่มความเร็วในการชําระเงิน

เทมเพลตยังช่วยลดความเสี่ยงด้วยการทําให้แน่ใจว่ามีข้อกําหนดที่สําคัญ ข้อจํากัดความรับผิดชอบ ประกาศความเป็นส่วนตัว และรายละเอียดการยกระดับอยู่เสมอ สําหรับพนักงานใหม่ เทมเพลตทําให้การเตรียมความพร้อมง่ายขึ้นมาก เนื่องจากสามารถส่งอีเมลที่ถูกต้องและเป็นมืออาชีพได้ตั้งแต่วันแรกโดยไม่ต้องคัดลอกเธรดอีเมลเก่า เมื่อเวลาผ่านไป ความสอดคล้องนี้จะส่งผลต่อใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบแจ้งยอด และการติดตามผล

พร้อมที่จะสร้างมาตรฐานอีเมลลูกค้าของคุณแล้วหรือยัง

เทมเพลตอีเมลเป็นหนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการปรับปรุงวิธีการสื่อสารของธุรกิจของคุณ ลดเวลาในการดูแลระบบ ปรับปรุงความเป็นมืออาชีพ และช่วยให้ลูกค้าเข้าใจสิ่งที่ต้องทํา ซึ่งสนับสนุนการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น หากคุณพร้อมที่จะส่งใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งยอดที่เขียนอย่างมืออาชีพ โปรดติดต่อ QuickEasy BOS เพื่อรับการสาธิตฟรี